Jak być efektywnym w pracy i zmniejszyć poziom stresu?
Czy można wytworzyć nawyki w pracy, dzięki którym ta stanie się łatwiejsza?
A no można.
Przez długi czas wydawało mi się, że efektywność w pracy to kwestia charakteru, presji albo „ogarniania się”. Że jedni po prostu potrafią dowozić, a inni ciągle są w niedoczasie. Dziś wiem, że to nieprawda. Efektywność to w ogromnej mierze nawyki, które powtarzasz każdego dnia, często zupełnie nieświadomie.
W tym artykule chciałbym przedstawić Ci kilka nawyków, które ja wprowadziłem w swojej pracy i które przyniosły mi świetne efekty. To właśnie one sprawiły, że praca stała się dla mnie łatwiejsza, spokojniejsza i bardziej przewidywalna, mimo że odpowiedzialność z czasem była coraz większa.
Jak być efektywnym w pracy? Jak stać się lepszym i dowozić na czas? Jak zmniejszyć albo ograniczyć poziom stresu?
To pytania, które zadawałem sobie wiele razy w trakcie mojej kariery zawodowej.
Zaczynałem pracę jako doradca klienta w salonie sportowym i od zawsze ciągnęło mnie do tego, aby zostać osobą, która jest kierownikiem. Podobały mi się wszystkie te rzeczy-illość zadań, współpraca, wspólny rozwój z ludźmi. Oczywiście w pewnym momencie dotarło do mnie, jak wiele niesie to ze sobą stresu.
Współpraca i dbanie o zespół, dbanie o wynik było stresujące. Każdy wyższy szczebel mojej funkcji sprawiał, że ten stres rósł, ponieważ wzrastała odpowiedzialność, wzrastała ilość ról, które pełniłem, i zwiększała się liczba ludzi, którą miałem pod sobą.
Zrozumiałem wtedy, jak wiele rzeczy jest kompletnie poza moją kontrolą i jak bardzo potrafi to rozwalać mi pracę. Dlatego zacząłem wprowadzać nawyki, które usprawniały mój tryb pracy, sprawiały, że stawałem się efektywniejszy i miałem więcej spokoju oraz energii na rozwiązywanie niespodziewanych spraw.
Kluczowe w tym wszystkim było również ograniczenie ilości niespodziewanych tematów. Po prostu sprawiłem, że moja praca stała się łatwiejsza, a to przełożyło się na lepsze stanowiska i lepszą jakość pracy.
Poniżej przedstawiam Ci te nawyki, które działają na mnie najlepiej i które generalnie są postrzegane na świecie jako te, które wnoszą wysoką efektywność pracy. Postaram się opisać je w sekwencji, jaką realizowałem wraz z rozpoczęciem dnia.
1. Porządkowanie zadań na początku dnia
W pierwszej kolejności sprawdzam zadania do realizacji. Odznaczam te, które zostały zrobione wczoraj, robię analizę tego, co jest do wykonania danego dnia i ewentualnie dopisuję kolejne.
Do zadań używam aplikacji, którą mam zarówno na telefonie, jak i na laptopie.Aktualnie u mnie jest to todoist. Dzięki temu w każdej chwili, w której przypomnę sobie o jakimś zadaniu, nie zostawiam go w głowie, tylko od razu wrzucam je do aplikacji. Robię to po to, żeby nie zapomnieć, ale przede wszystkim po to, żeby wyrzucić to z głowy.
To jest wyjątkowo kluczowe, ponieważ gdy magazynujesz zadania w swojej głowie, bardzo szybko dochodzi do przeciążenia i stresu. Głowa nie jest od tego, żeby przechowywać listę rzeczy do zrobienia. Ona ma myśleć, analizować i podejmować decyzje.
2. Wybór jednego lub dwóch kluczowych celów na dzień
Z zadań, które zapisałem na dany dzień, ustalam jeden lub dwa cele, które są must have do zrobienia. Są to zadania najbardziej kluczowe, takie, które mają realny wpływ na dowiezienie najważniejszych celów, za które jestem odpowiedzialny.
I tutaj bardzo ważny punkt. Nie zabieram się za nic innego, dopóki nie dowiozę tych jednego lub dwóch celów.
Oczywiście zdarzało mi się prokrastynować i nie planować tego w taki sposób. Za każdym razem, gdy to robiłem, odwlekałem realizację najważniejszych zadań w czasie i zajmowałem się tymi, które mi pasowały. Czyli łatwymi, szybkimi i mało ważnymi.
Dlatego najlepiej wypisać sobie te dwa cele, choćby na kartce, i działać w taki sposób, żeby zrealizować je na samym początku pracy. Największą korzyścią jest to, że dowozisz na czas, a czasem nawet szybciej. Uczysz też głowę, że zajmujesz się rzeczami, które są naprawdę kluczowe.
Jeżeli zapiszesz sobie dziesięć zadań i będziesz realizował je po kolei od góry do dołu, to praktycznie zawsze będziesz w niedoczasie.
3. Nigdy nie rozpoczynaj zadań, dopóki ich nie zaplanujesz
Pamiętaj, aby w pierwszej kolejności planować zadania i dopiero po tym zacząć je realizować. Inaczej bardzo szybko wpadasz w chaos i zaczynasz wykonywać rzeczy niezgodnie z priorytetami.
Pamiętam sam, że jeżeli nie zaplanowałem wcześniej dnia, wystarczyło, że ktoś przyszedł z tematem albo odpaliłem skrzynkę mailową z informacją „pilne” i od razu zabierałem się za realizację. Nawet nie sprawdzałem, co dziś faktycznie jest do zrobienia, co ma największy priorytet i wagę, które zadanie realnie popchnie organizację albo mój dział do przodu, jeżeli dowiozę je właśnie dzisiaj.
W efekcie działałem szybko, ale niekoniecznie mądrze. Reagowałem zamiast planować, a następnie działać.I na koniec dnia często miałem poczucie, że coś robiłem przez cały dzień, byłem zajęty, zaangażowany, cały czas w ruchu, ale tak naprawdę nic konkretnego nie zostało dowiezione. To jest bardzo trudne uczucie. Bo nie możesz powiedzieć, że nic nie robiłeś. Robiłeś dużo. Tylko nie to, co miało największe znaczenie.
Dlatego dziś mam bardzo prostą zasadę. Dzień pracy zaczynam zawsze od planowania, nie od działania. Najpierw sprawdzam, co jest do zrobienia, co ma największy wpływ, co jest naprawdę ważne. Dopiero później przechodzę do realizacji.
Ta kolejność wydaje się banalna, ale robi ogromną różnicę. Planowanie układa dzień. Daje jasność. Daje kierunek. A gdy masz kierunek, dużo trudniej jest wybić Cię z toru.
Jeżeli najpierw zaplanujesz i ustalisz priorytety, a dopiero potem zaczniesz działać, dużo częściej zakończysz dzień z poczuciem, że dowiozłeś to, co miałeś dowieźć. I to poczucie jest bezcenne, bo ono buduje spokój, pewność siebie i powtarzalność efektywności kolejnego dnia.
4. Rozbijanie dużych zadań na mniejsze
Jeżeli jedno zadanie jest duże, rozbijam je na kilka mniejszych. Robię to po to, żeby mnie nie przytłaczało i żebym mógł krok po kroku realizować całość.
Rozpisuję to w aplikacji albo na kartce i odznaczam zadanie po zadaniu. Dzięki temu widzę progres, a nie tylko wielką rzecz, która wisi nad głową i zabiera energię.
Przy dużych zadaniach potrzebujesz kamieni milowych. Takich momentów, które po realizacji dają Ci dopaminę na zasadzie „dobra, skończone, mam już 5 na 10 elementów z tego jednego dużego tematu”. To jest bardzo ważne, bo umysł potrzebuje widzieć postęp.
Jeżeli robisz jedno wielkie zadanie i nie widzisz jego końca, możesz bardzo szybko wytracać energię. Umysł zaczyna się zniechęcać, bo nie dostaje sygnału, że coś zostało domknięte. Cały czas pracujesz, ale nie masz poczucia zakończenia żadnego etapu.
Natomiast kiedy widzisz, że zrobiłeś już połowę, kiedy odznaczasz kolejne elementy i fizycznie widzisz postęp, nagradzasz swój umysł za wykonywanie zadań. To go nakręca do dalszej realizacji. Widzisz też jasno, ile jeszcze zostało do końca, więc przestaje to być ogromną kobyłą, a staje się procesem z wyraźnymi etapami.
Dzięki temu dużo efektywniej realizujesz zadania i jesteś w stanie je dowozić, nawet jeżeli są naprawdę duże i wymagające.
5. Deep focus i praca bez rozproszeń (game changer)
Tutaj dużo zależy od tego, jaką pracę wykonujesz. Jeżeli masz taką, w której przez część dnia jesteś tylko Ty i Twoje zadania, deep focus jest czymś, co naprawdę warto wprowadzić.
Deep focus polega na eliminacji wszystkich rozpraszaczy. Zaczynam od porządku na biurku, odkładam telefon najlepiej tak, żeby nie był pod ręką i wyciszam go całkowicie. Kluczem jest maksymalne ograniczenie wszystkiego, co może wybić Cię z koncentracji w określonym czasie. Jeżeli pracujesz w open space, załóż słuchawki najlepiej z ANC. Wyłącz również skrzynkę mailową, żeby kolejne wiadomości nie rozpraszały Twojej uwagi.
Jeżeli masz taką możliwość, poproś, aby przez najbliższe 3 godziny nikt Ci nie przerywał pracy. Daj jasny sygnał, że po tym czasie wrócisz do tematów, które wymagają Twojej pomocy. Chodzi o to, aby świadomie zbudować środowisko, w którym możesz pracować bez rozproszeń, w pełnej koncentracji.
Ja bardzo często blokowałem sobie kalendarz między 8:00 a 12:00 i robiłem wyjątki wyłącznie dla spotkań naprawdę kluczowych, których nie dało się przełożyć.
Dla mnie deep focus był czymś, co pozwalało mi zrobić w 3 do 4 godziny to, czego wcześniej nie potrafiłem dowieźć w dwa dni dosłownie. Gdy byłem rozproszony, ktoś do mnie mówił, telefon brzęczał, a skrzynka mailowa co chwilę informowała o nowych wiadomościach, nie miałem szans na pełne skupienie. Dopiero całkowity focus na zadaniu sprawiał, że wchodziłem w flow i realizowałem je szybciej oraz z dużo lepszą jakością.
Jeżeli złapiesz fokus i nie pojawi się rozproszenie, zaczynasz naturalnie wchodzić w stan flow, a zadania realizujesz znacznie sprawniej. Według badań optymalny deep focus to około 3 godziny pracy najlepiej w schemacie 90 minut pracy, 20 do 30 minut przerwy i kolejne 90 minut pracy.
Przerwy są kluczowe. Jeżeli ich nie zrobisz, przegrzejesz mózg i druga część dnia będzie zdecydowanie mniej efektywna.
Aktualnie polecam tę metodę osobom, z którymi pracuję i każdy dosłownie każdy widzi realną różnicę w jakości i tempie wykonywanej pracy.
6. Odpoczynek
To, jak odpoczywasz w trakcie dnia pracy, ma ogromny wpływ na to, jak będzie wyglądała jego druga część i na Twoją całodniową efektywność. W przerwach warto wyjść na chwilę, zjeść posiłek, pogadać z kimś o czymś innym niż praca albo po prostu się przewietrzyć.
Jeżeli masz taką możliwość, drzemka w ciągu dnia potrafi zrobić ogromną różnicę, szczególnie w bardzo intensywnych dniach. Są na to badania. Kluczowe jest jednak nie to, ile odpoczywasz, ale jak odpoczywasz.
Jeżeli wyznajesz zasadę, że słabi odpoczywają albo ciągle porównujesz się z innymi, warto to odpuścić. Odpoczynek nie jest oznaką słabości, tylko warunkiem długoterminowej efektywności. Nie chodzi też o to, aby robić dwugodzinne przerwy w ciągu dnia. Wystarczy około trzydziestu minut dobrej, jakościowej regeneracji.
Dzięki temu po całym dniu pracy nie masz poczucia, że jedyne, na co masz energię, to położenie się na sofie i bezmyślne przeglądanie telefonu, bo organizm nie jest już kompletnie przeciążony.
7.Domknięcie dnia i nagroda
Na koniec dnia zawsze podsumowuję realizację i zapisuję zadania na kolejny dzień. To jest kluczowe. Zadania nie mogą zostać w głowie, bo później będą Cię mielić wtedy, gdy powinieneś odpoczywać i spędzać czas z bliskimi. Niedomknięte sprawy potrafią zabierać energię nawet wtedy, gdy fizycznie już nie pracujesz.
Druga bardzo ważna rzecz to pochwała na koniec dnia. Nawet jeśli nie wszystko zostało dowiezione. Jeżeli zrobiłeś progres, nawet minimalny, to już jest krok do przodu. I to naprawdę ma znaczenie.
Pochwała jest nagrodą, która domyka pętlę nawyku. Bez niej głowa bardzo szybko zacznie podpowiadać, żeby kolejnego dnia już tego nie robić. Dlatego zbij sobie piątkę, jeżeli wykonałeś pracę zgodnie z planem. Nawet jeżeli dziś nie wszystko zostało dowiezione w stu procentach, to wciąż jest sukces. Jest się z czego cieszyć.
Chodzi o powtarzalność. To właśnie powtarzalność sprawi, że staniesz się mistrzem w swojej pracy. Nie jednorazowy idealny dzień, nie spektakularny zryw, ale konsekwentne robienie podstaw każdego dnia.
Nagradzaj się za powtarzalność. Jakość przyjdzie później.
Na koniec
Efektywność w pracy bardzo rzadko bierze się z motywacji, presji czy „lepszego dnia”. Najczęściej jest efektem prostych nawyków, które powtarzasz codziennie, nawet wtedy, gdy nie masz idealnych warunków, energii czy nastroju. Nie chodzi o perfekcję, tylko o powtarzalność i dowożenie minimum tego, co zaplanowałeś.
To, co opisałem w tym artykule, nie jest systemem produktywności ani receptą na bycie idealnym pracownikiem. To sposób pracy, który zdejmuje ciężar z głowy, porządkuje dzień i daje poczucie kontroli, nawet przy dużej odpowiedzialności i zmiennej dynamice pracy. Dzięki planowaniu, wyborowi priorytetów, pracy w skupieniu, świadomym przerwom i domykaniu dnia praca przestaje być ciągłym gaszeniem pożarów.
Zaczyna być procesem, który da się ogarnąć i który nie wysysa całej energii. Daje więcej spokoju, mniejszy poziom stresu i realne poczucie, że idziesz w dobrą stronę, zamiast cały czas gonić.
Jeżeli miałbym zostawić Ci jedną myśl na koniec, byłaby bardzo prosta. Realizuj swój dzień małymi krokami. Efektywność to nie sprint ani jednorazowy zryw. To spokojnie budowany system, który z czasem zaczyna pracować na Twoją korzyść, a nie przeciwko Tobie.
